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國際會議策劃目的及注意事項

UPTATED::2015/07/10

可以毫不夸張地說,每一個國際會議都是一個系統工程,只因各自的層次高低不同、規模大小不一而迥異.從鄰近各國,甚至世界各地,調兵遣將匯集數十人乃至數千人至某地參加一次國際讎已屬不易.會議中,既要使代表們能開誠布公,暢所欲言,又要使會議的高座雄辯中保持一致,善始善終,更費周折.下面了解一下國際會議策劃目的及注意事項.

    何況國際會議的與會者都有一定的身份,不是專家教授,便是社會賢達;不是商賈巨富,便是部長大臣.如會務安排發生差錯或生活接待有所疏忽都會造成不良的國際影響,使組織者感到尬尷,使代表們感到遺憾.國際會議還是個跨行業、跨部門的工作,從外事到旅游,無不一一涉及.它必須有許多單位的密切配合與合作,層層負責,環環扣緊,才能事竟于成.進行這樣的系統工程,如不事先預作周密的策劃,而是"跟著感覺去走",走一步看一步,就難保不出問題.對國際會議要預做認真策劃的目的是:

    一、有條不紊地進行工作.有了策劃,什么時間完成什么,完成到什么程度,由誰來完成,便心中有數,可以避免盲目性和隨意性,加強時間觀念.

    二、預見可能遇到的困難.未雨綢繆.策劃即使不能防止意外險阻的出現,至少能使人處變不驚,增加工作的主動性.

    三、對各種需要做出估計.兵馬未動,糧草先行.國際會議需要充分的人力、物力和財力支持.有了規劃才能估計到各種需要的種類、數量和出現的時間,預做準備,防患于未然.國際會議的組織者理所當然地要認真進行策劃,其他與會人士雖不直接從事策劃,但熟悉一下國際會議的形成和內中的問題,也定會有所裨益.

    國際會議策劃需要注意:

    一、及早動手.通常一個大型國際會議的構思、醞釀和策劃一年前就要開始.策劃是個漸進的過程.在構思和醞釀階段中,策劃的雛形實際上也在形成,只是待籌備進行到一定階段時,人們要求看到工作設想和實施方案,正式的策劃才破繭而出.經驗表明,策劃宜早不宜遲,原因是需要留出討論、修改和審批的充分時間.

    二、全面考慮.國際會議的準備工作涉及方方面面,需考慮周詳,避免因一時疏漏在將來造成損失.如會議主題選擇不當就可能使會議談不起來;如時間選擇不當,正值寒冬或酷暑,就會使用權與會者叫苦不迭;如會場未選合適,會議服務跟不上來,就會使會議陷于停頓.智者千慮必有一失,雖不應對策劃者求全責備,但策劃者也決不能因此而放松努力.特別要抓緊關鍵環節,避免出現大的閃失?

    三、訂出落實的時間表.為了保證策劃能按時實施,必須訂出各階段任務的具體落實時間表.這一時間表是督促檢查的依據,也是掌握進度,調整快慢的準繩.經驗證明,掌握以下兩個環節是關鍵:

    1.會議請柬發出的時間;

    2.代表抵達和簽到的時間.

    會議請柬的發出是會議前期準備完成的重要標志.很難設想在會議名稱、主題、時間、地點、與會范圍及經費確定和落實之前,就發出請柬.代表的順利抵達和簽到則是會前準備已經全部就緒,會議即將開始實質性活動的另一重要標志.因此,如能科學地確定發出請柬和代表報到的時間,并認真予以執行,其他準備工作便可一一帶動.

    四、借助他山之石.對于我們許多人來說,國際會議還是一個相對的新事物.我們的知識有限,經驗不足,應當求助于國內外的先行者,汲取他們的經驗教訓,結合本行業、本部門、本會議的特點,加以具體策劃.別人的總結、規劃、報告都有參考價值,可以借來一閱.有時,"與君一席談勝讀十年書",也不妨一試.


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